Функция:
«Мониторинг и оптимизация процессов и расходов»
Задачи:
  1. Мониторинг логистических процессов и расходов, генерируемых отделом
    Умения:
    1. Работать с договорами, оценивать и требовать обоснованиетарифов и стоимости улуг
    2. Анализировать статьи расходов.
    3. Выявлять причины больших затрат и находить способы контроля по ним и регулирования.
    4. Регулярно проверять и оформлять счета на оплату для бухгалтерии.
    5. Проводить инструктаж работников по формату оформления счетов для получения авторизации от руководителя отдела. Требовать комментарии и обоснования произведённым расходам. Оценивать обоснованность совершенных расходов.
    6. Обучать подчинённых вести учёт ежемесячных расходов имеющихся расходных материалов (на складе), определять время расходования запасов.
    7. Общаться с клиентами и выявлять причины их недовольства (Скажите мне что я могу сделать для Вас, чтобы сделать наш сервис лучше?)
    8. Внедрять, поддерживать и поощрять разумное потребление ресурсов в отделе.
    9. Прививать ответственность за свои действия/ бездействия внутри коллектива.
    Знания:
    1. Продвинутый уровень MS Excel
    2. Современные методы обработки информации , их анализа и применения
    3. Показателей эффективности логистики (KPI) и формул их расчёта
    4. Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта и управления расходами
    5. Правила корректного оформления счетов на оплату, принятые в организации
    6. Тарифы и договорённости с поставщиками
    7. Виды и правила оформления нормативных документов, в том числе в области транспорта, сертификации и таможенного оформления
    8. Логистические процессы снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации.
  2. Оптимизация этих процессов и расходов
    Умения:
    1. Проводить продуктивные встречи и успешные переговоры с поставщиками и клиентами
    2. Вести деловую переписку на языке поставщика/ английском.
    3. Организовывать и проводить тендеры/ конкурсные отборы поставщиков, обсуждать снижение сроков и расходов
    4. Подбирать и задавать правильные вопросы потенциальным поставщикам для определения уровня их профессионализма.
    5. Обеспечивать финансовую и юридическую проверку поставщиков на тендере
    6. Рассматривать варианты привлечения сторонних организаций по выполнению услуг вместо найма собственных сотрудников (аутсорсинг) и их внедрение, где выгодно.
    7. Выявлять риски и включать санкции в договора для их минимизации.
    8. Находить способы сокращения сроков и расходов, использовать новые технические возможности.
    9. Инициировать использование системы отзывов (жалоб и предложений) в программном обеспечении компании.
    10. Разрабатывать и дорабатывать систему отзывов и ключевые показатели логистики (KPI) совместно с техническим персоналом.
    11. Анализировать данные и делать выводы, определять «корень» проблемы и устранять.
    12. Разрабатывать и внедрять меры по улучшению лояльности клиентов, внутренних и внешних.
    13. Согласовывать с непосредственным руководителем и руководителями других отделов создание новых политик и внесение в них изменений.
    14. Работать слаженно и согласованно с другими работниками компании, понимая потребности и специфику их работы и учитывая их пожелания в своей работе. Понимать свою роль в цепочке создания лояльного клиента.
    15. Представлять интересы компании в государственных органах и иных учреждениях, подписывать договора с поставщиками логистических услуг в рамках предоставленной доверенности от компании.
    Знания:
    1. Основы управления персоналом, кризис- и риск- менеджмента, управления проектами
    2. Разницу между тотальной экономией и оптимизацией.
    3. Взаимосвязь прибыльности организации и лояльности клиентов.
    4. Тарифы и содержание договорённостей с поставщиками.
    5. Виды и правила оформления нормативных документов, в том числе в области транспорта, сертификации и таможенного оформления.
    6. Принцип работы системы отзывов.
    7. Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта и управления расходами.
    8. Логистические процессы снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации.
    9. Этика делового общения и основы ведения успешных переговоров.
    10. Иностранный/ английский язык, на котором говорит поставщик (-и), не ниже среднего уровня (Intermediate).
    11. Политики компании.
  3. Согласование инвестиций и бюджета на год
    Умения:
    1. Собирать данные в течении года по желаемым и необходимым инвестициям в следующем году в отделе логистики.
    2. Определять их себестоимость, пользу и готовить обоснование для защиты планируемых инвестиций.
    3. Различать, что станет основным средством и будет списываться годами, а что будет списано сразу и учтено в расходах данного года отдела логистики.
    4. Отстаивать необходимость запланированных инвестиций.
    5. Составлять и согласовывать бюджет расходов отдела на год.
    Знания:
    1. Стратегические планы организации.
    2. Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта и управления расходами.
    3. Разницу между тотальной экономией и оптимизацией.
    4. Показатели эффективности логистики (KPI) и формул их расчёта.
    5. Логистические процессы снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
Профессии,содержащие эту функцию: Руководитель отдела логистики