Трудовые функции:

1. Мониторинг и оптимизация процессов и расходов
   Задачи:
   1. Мониторинг логистических процессов и расходов, генерируемых отделом
      Умения:

      1. Работать с договорами, оценивать и требовать обоснованиетарифов и стоимости улуг
      2. Анализировать статьи расходов.
      3. Выявлять причины больших затрат и находить способы контроля по ним и регулирования.
      4. Регулярно проверять и оформлять счета на оплату для бухгалтерии.
      5. Проводить инструктаж работников по формату оформления счетов для получения авторизации от руководителя отдела. Требовать комментарии и обоснования произведённым расходам. Оценивать обоснованность совершенных расходов.
      6. Обучать подчинённых вести учёт ежемесячных расходов имеющихся расходных материалов (на складе), определять время расходования запасов.
      7. Общаться с клиентами и выявлять причины их недовольства (Скажите мне что я могу сделать для Вас, чтобы сделать наш сервис лучше?)
      8. Внедрять, поддерживать и поощрять разумное потребление ресурсов в отделе.
      9. Прививать ответственность за свои действия/ бездействия внутри коллектива.

      Знания:

      1. Продвинутый уровень MS Excel
      2. Современные методы обработки информации , их анализа и применения
      3. Показателей эффективности логистики (KPI) и формул их расчёта
      4. Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта и управления расходами
      5. Правила корректного оформления счетов на оплату, принятые в организации
      6. Тарифы и договорённости с поставщиками
      7. Виды и правила оформления нормативных документов, в том числе в области транспорта, сертификации и таможенного оформления
      8. Логистические процессы снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации.
   2. Оптимизация этих процессов и расходов
      Умения:

      1. Проводить продуктивные встречи и успешные переговоры с поставщиками и клиентами
      2. Вести деловую переписку на языке поставщика/ английском.
      3. Организовывать и проводить тендеры/ конкурсные отборы поставщиков, обсуждать снижение сроков и расходов
      4. Подбирать и задавать правильные вопросы потенциальным поставщикам для определения уровня их профессионализма.
      5. Обеспечивать финансовую и юридическую проверку поставщиков на тендере
      6. Рассматривать варианты привлечения сторонних организаций по выполнению услуг вместо найма собственных сотрудников (аутсорсинг) и их внедрение, где выгодно.
      7. Выявлять риски и включать санкции в договора для их минимизации.
      8. Находить способы сокращения сроков и расходов, использовать новые технические возможности.
      9. Инициировать использование системы отзывов (жалоб и предложений) в программном обеспечении компании.
      10. Разрабатывать и дорабатывать систему отзывов и ключевые показатели логистики (KPI) совместно с техническим персоналом.
      11. Анализировать данные и делать выводы, определять «корень» проблемы и устранять.
      12. Разрабатывать и внедрять меры по улучшению лояльности клиентов, внутренних и внешних.
      13. Согласовывать с непосредственным руководителем и руководителями других отделов создание новых политик и внесение в них изменений.
      14. Работать слаженно и согласованно с другими работниками компании, понимая потребности и специфику их работы и учитывая их пожелания в своей работе. Понимать свою роль в цепочке создания лояльного клиента.
      15. Представлять интересы компании в государственных органах и иных учреждениях, подписывать договора с поставщиками логистических услуг в рамках предоставленной доверенности от компании.

      Знания:

      1. Основы управления персоналом, кризис- и риск- менеджмента, управления проектами
      2. Разницу между тотальной экономией и оптимизацией.
      3. Взаимосвязь прибыльности организации и лояльности клиентов.
      4. Тарифы и содержание договорённостей с поставщиками.
      5. Виды и правила оформления нормативных документов, в том числе в области транспорта, сертификации и таможенного оформления.
      6. Принцип работы системы отзывов.
      7. Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта и управления расходами.
      8. Логистические процессы снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации.
      9. Этика делового общения и основы ведения успешных переговоров.
      10. Иностранный/ английский язык, на котором говорит поставщик (-и), не ниже среднего уровня (Intermediate).
      11. Политики компании.
   3. Согласование инвестиций и бюджета на год
      Умения:

      1. Собирать данные в течении года по желаемым и необходимым инвестициям в следующем году в отделе логистики.
      2. Определять их себестоимость, пользу и готовить обоснование для защиты планируемых инвестиций.
      3. Различать, что станет основным средством и будет списываться годами, а что будет списано сразу и учтено в расходах данного года отдела логистики.
      4. Отстаивать необходимость запланированных инвестиций.
      5. Составлять и согласовывать бюджет расходов отдела на год.

      Знания:

      1. Стратегические планы организации.
      2. Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта и управления расходами.
      3. Разницу между тотальной экономией и оптимизацией.
      4. Показатели эффективности логистики (KPI) и формул их расчёта.
      5. Логистические процессы снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
2. Создание эффективной команды из сотрудников отдела логистики
   Задачи:
   1. Ежегодное обсуждение личных планов и перспектив
      Умения:

      1. Готовиться и индивидуально с каждым работником проводить ежегодные беседы, определять возможности сотрудников и организации, собирать информацию и наблюдения в течение года. Обоснованно оценивать поведение с предоставлением фактов и примеров.
      2. Определять недостающие умения и навыки работников, рекомендовать и помогать им их освоить, составлять и согласовывать с ними план достижения желаемого роста/ развития внутри компании.
      3. Обсуждать вертикальные и горизонтальные перспективы развития внутри компании, принимая во внимание лучшие качества и навыки сотрудника
      4. Обсуждать процесс подготовки back-up-ов (кто замещает в случае отсутствия) и successor-ов (преемников) в отделе логистики

      Знания:

      1. Перспективы дальнейшего развития организации и вакантных мест
      2. Функции специалистов своего отдела, их способности, знания, навыки и предпочтения
      3. Логистических процессов снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
      4. Виды и способы определения типов личностей и складов характера (DISC, определение командной роли по Белвину), их слабые и сильные стороны для качественной подготовки сотрудников к новой роли
      5. Показатели эффективности логистики (KPI) и формул их расчёта
      6. Цели, функции и задачи других отделов, особенности их работы, актуальные их проблемы, трудности и «места» кооперации с ними.
   2. Наблюдение и регулярная помощь подчинённым в реализации поставленных задач
      Умения:

      1. Проводить интеграцию и обучение непосредственных подчинённых, направлять их, мотивировать, контролировать и оценивать их деятельность.
      2. Обучать подчиненных распределять задачи по приоритетам, планировать на ближние и долгосрочные периоды времени, использовать различные виды календарного планирования.
      3. Делигировать полномочия.
      4. Определять и оговаривать необходимые рамки свободы действий для подчинённых, а также прививать самостоятельность и ответственность за принятие решения.
      5. Помогать подчинённым создавать новые отчёты и процессы, решать сложные производственные задачи.
      6. Давать негативную обратную связь в корректной форме и поддерживать конструктивный диалог внутри коллектива
      7. Участвовать в инвентаризациях, принимать соответствующие решения, при необходимости согласовывать их со своим руководителем.
      8. Помогать своим подчинённым в реализации процесса подготовки back-up-ов (кто замещает в случае отсутствия) и successor-ов (преемников) в отделе логистики, а также готовить преемников себе.

      Знания:

      1. Управление временем (Time management)
      2. Основы управления персоналом
      3. Логистических процессов снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
      4. Методы и порядок управления ТМЦ, такие как ABC-XYZ анализ, just-in-time, расчёт оптимального размера заказа (economic order quantity), определения необходимого уровня запасов (stock level) и при каком размещается заказ на пополнение и т.д.
      5. Программные обеспечения компании, электронный календарь и другие технические средства.
      6. Виды инвентаризаций, правила их корректного проведения и подготовки к ним
      7. Политики (по возвратам, по инвентаризациям, по по командировочным и представительским расходам, по выбору поставщиков) и процедуры компании.
   3. Определение и постановка подчинённым задач на год и согласование бонусных вознаграждений для них
      Умения:

      1. Определять из списка задач наиболее критические, которые дадут больше экономии времени и денег.
      2. Ставить цели (измеримые, значимые, амбициозные, достижимые) на год в соответствии с политикой и стратегией компании
      3. Определять и согласовывать размер бонусных вознаграждений для каждого члена отдела логистики
      4. Обсуждать новые цели с работниками и разъяснять важность их реализации, способы достижения

      Знания:

      1. Постановка целей по SMART
      2. Показатели эффективности логистики (KPI) и формул их расчёта.
      3. Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта и управления расходами.
      4. Логистических процессов снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
   4. Подбор персонала в отдел логистики и согласование для них заработной платы
      Умения:

      1. Определять какие типы личностей (по DISC/ Адизесу/ Белвину) и с какими чертами характера подойдут на данную позицию лучше, какой набор качеств и навыков, опыт и образование требуется, уведомлять об этом отдел по работе с персоналом и учитывать при выборе.
      2. Проводить качественные собеседования для отбора перспективных и профессиональных специалистов в свой отдел.
      3. Определять недостающие умения, навыки работников.
      4. Качественно взаимодействовать с отделом по работе с персоналом, учитывать и обсуждать результаты собеседований, проверок и тестов.
      5. При выборе сотрудников на ключевые позиции согласовывать с руководителями других отделов/ непосредственным руководителем проведение ими дополнительных собеседований в целях минимизации риска совершения ошибки.
      6. Оказывать содействие и помощь в освоении работниками новых умений, навыков
      7. Обоснованно и корректно рекомендовать работнику смену направления деятельности/ освобождение от занимаемой должности.
      8. Согласовывать размер заработной платы новых и текущих сотрудников с отделом по работе с персоналом.
      9. Брать на себя ответственность и принимать финальное решение по найму или увольнению сотрудников своего отдела.

      Знания:

      1. Принципы и правила подбора работников с требуемыми качествами, знаниями и навыками
      2. Виды и способы определения типов личностей и складов характера (DISC, по Адизесу, определение командной роли по Белвину), их слабые и сильные стороны для определения наиболее подходящих кандидатов и лучших способах взаимодействия
      3. Законодательство РК в части найма и увольнения персонала
      4. Логистические процессы снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
3. Создание и согласование логистических процессов внутри компании и с поставщиками
   Задачи:
   1. Выявление избыточных, дублирующих видов работ, звеньев, «слепых зон», недостаточности контроля и прочих мест для улучшения
      Умения:

      1. Выявлять потенциальные риски и «лишние цепочки»
      2. Оценивать соответствие текущей операционной логистической деятельности стратегическим задачам предприятия
      3. Определять возможности передачи функций от одних работников другим и сокращения/ расширения их функционала
      4. Выявлять зоны недостаточного контроля – отсутствие проверки деятельности сотрудника и его результатов.
      5. Выявление дублирующих задач/ функций и других зон для улучшения
      6. Определять, что больше всего отнимает времени у руководителя отдела логистики или его/её подчинённых, и оптимизировать данный процесс

      Знания:

      1. Принципы, системы и меры по управлению качеством и рисками на предприятиях (TQM, ISO, Lean-менеджмент, Кайдзен, 6Sigma, SWOT анализ и т.д.) и технологий их внедрения.
      2. Методики оперативного решения проблемных вопросов на основе стимулирования творческой активности (Critical thinking, Brainstorm, Out of the box)
      3. Логистических процессов снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
      4. Цели, функции и задачи других отделов, особенности их работы, актуальные их проблемы, трудности и «места» кооперации с ними
      5. Функции специалистов своего отдела, порядок взаимозаменяемости.
   2. Определение текущей схемы взаимодействия с поставщиками, внутри компании и в отделе, функциональных границ, обязанностей и ответственности
      Умения:

      1. Фиксировать проблемные ситуации для анализа
      2. Находить логические цепочки и взаимосвязи процессов, действий
      3. Следовать и при необходимости согласовывать/ корректировать процесс взаимодействия с поставщиками
      4. Определять текущие функциональные границы и зоны ответственности
      5. Структурировать схему взаимодействия при всех вариантах развития событий

      Знания:

      1. Порядок оформления и движения документооборота внутри компании
      2. Инкотермс и другие международные правила распределения ответственности и оформления документов.
      3. Цели, функции и задачи других отделов, особенности их работы, актуальные их проблемы, трудности и «места» кооперации с ними
      4. Функции специалистов своего отдела, порядок взаимозаменяемости
      5. Логистических процессов снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
   3. Разработка и согласование подробных политик, процессов, схем и инструкций с учётом стратегии предприятия
      Умения:

      1. Формулировать правильные вопросы коллегам и подчинённым для построения оптимального производственного процесса
      2. Вырабатывать и отбирать оптимальные решения, способы из доступных альтернатив
      3. Минимизировать риски.
      4. Учитывать и моделировать все варианты развития деятельности, событий в рамках заданного процесса
      5. Корректировать производственные логистические задачи, операции под стратегические решения и задачи.
      6. Понимать и использовать стратегические ориентиры, долгосрочные задачи предприятия для планирования и корректировки логистических процессов.
      7. Разрабатывать новые политики, регламенты и процессы для улучшения, оптимизации процессов.
      8. Создавать шаблоны документов в качестве образцов.
      9. Обосновывать и аргументировать состоятельность своих версий и предложений.
      10. Договариваться и находить консенсус.

      Знания:

      1. Требования законодательства РК, регулирующие логистическую деятельность, в том числе таможенное законодательство
      2. Нормативные, методические и другие руководящие материалы в области транспорта, складского хозяйства, организации закупок, таможенного оформления и сертификации, включая стандарты и технические условия
      3. Требования техники пожарной и электробезопасности, охраны труда
      4. Виды и правила оформления нормативных документов, в т.ч. в области транспортировки, сертификации и таможенного оформления
      5. Порядок фиксации и анализа проблемных производственных ситуаций
      6. Подходы, методы, техники стратегического управления
      7. Функции специалистов своего отдела, порядок взаимозаменяемости
      8. Логистических процессов снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
      9. Отличное знание видов, характеристик, свойств и способов применения товара, реализуемого торговой компанией (Работодателем), а также условий их хранения и перевозки.
      10. Этика делового общения и основы ведения успешных переговоров
4. Участие в принятии стратегических решений предприятия
   Задачи:
   1. Исполнение рекомендаций руководства, аудита (корпоративного, логистического, финансового и пр.) в отделе логистики
      Умения:

      1. Понимать причины и суть выданных рекомендаций.
      2. Формулировать и задавать правильные вопросы аудиторам для лучшего понимания и устранения причины выданной рекомендации.
      3. Находить оптимальные варианты, рассматривать предложенные альтернативы.
      4. Находить способы реализации рекомендаций и устранения недочётов.

      Знания:

      1. Цели проведения аудита
      2. Основы управления рисками
      3. Методики оперативного решения проблемных вопросов на основе стимулирования творческой активности (Critical thinking, Brainstorm, Out of the box)
      4. Логистических процессов снабжения, склада, транспортировки, таможенного оформления и сертификации
   2. Регулярное активное участие в совещаниях менеджмента компании и внесение предложений для улучшения деятельности предприятия
      Умения:

      1. Предоставлять регулярную, как правило ежемесячную, отчётность с комментариями и предложениями вышестоящему руководству и менеджменту в целом. В случае необходимости предоставлять дополнительные разъяснения и сведения.
      2. Внимательно слушать коллег и понимать их цели и потребности.
      3. Анализировать ситуацию и генерировать идеи, формулировать и задавать правильные вопросы
      4. Определять оптимальные варианты, рассматривать предложенные альтернативы, выявлять различные потенциальные риски
      5. Давать и принимать негативную обратную связь в корректной форме и поддерживать конструктивный диалог внутри коллектива.
      6. Учитывать и «проигрывать» все варианты развития событий в рамках заданного вопроса, находить логические цепочки и взаимосвязи, расставлять приоритеты.
      7. Активно участвовать в совещаниях менеджмента и доказывать состоятельность своих версий и предложений, договариваться и находить консенсус.
      8. Работать слаженно и согласованно с другими работниками компании, понимая потребности и специфику их работы и учитывая их пожелания в своей работе. Понимать свою роль в цепочке создания лояльного Клиента.

      Знания:

      1. Методики оперативного решения проблемных вопросов на основе стимулирования творческой активности (Critical thinking, Brainstorm, Out of the box)
      2. Основы управления персоналом, кризис- и риск- менеджмента, управления проектами
      3. Установленный в компании порядок отчётности
      4. Продвинутый уровень MS Excel и другие современные методы обработки информации
      5. Современные методы обработки информации, их анализа и применения
      6. Показатели эффективности компании (KPI) и формул их расчёта.
      7. Процессы и политики (по возвратам, по инвентаризациям, по по командировочным и представительским расходам, по выбору поставщиков) компании
      8. Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта и управления расходами
      9. Этика делового общения и основы ведения успешных переговоров.

Код: 2432-0-006

Код группы: 2432-0

Квалификационный уровень по ОРК: 6

Требования к личностным компетенциям: Честность, порядочность, клиенто и результат-ориентированность, ответственность, внимательность к деталям, аккуратность, способность работать с большим объёмом данных, самоорганизованность, уравновешенность, аналитические способности, умение вести продуктивные встречи и успешные переговоры. Показатели измерения эффективности деятельности (можно выбрать из списка наиболее критичные для Вас сегодня): 1. % всех логистических расходов по отношению к чистым продажам (L&D costs as % from Net Sales) 2. % всех накладных логистических расходов по отношению к общей стоимости товара по инвойсу (overhead costs as % from invoice value) 3. % заказов, отгруженных полностью и в обещанный срок 4. % удовлетворённости клиентов качеством предоставляемого сервиса, согласно анонимного опроса клиентов компании 5. Точность хранения = линии без расхождений/ все линии (inventory accuracy rate), в % 6. % несвоевременных доставок 7. % залежалого товара (Obsolescence) 8. % товара, доступного для продаж из имеющегося в базе и предлагаемого клиентам (ATS) 9. Продуктивность всех логистических расходов (рост продаж в % – рост затрат в %) 10. % и скорость закрытия недочётов, выявленных внешним и внутренним аудитом 11. % чистых убытков по отношению к стоимости стока 12. Максимальное количество дней блока товара (недоступно для продаж) по причине прохождения сертификации или таможенного оформления 13. Количество санкций и арестов, нарушений, выявленных пост таможенным контролем. 14. % оплаты клиентами транспортных расходов 15. % корректных возвратных бухгалтерских документов 16. На сколько месяцев/ дней продаж хранится товара на складах компании (MOH/ DOH) 17. Количество или % негативных отзывов в системе на логистику 18. Средняя скорость закрытия отзывов в системе (в целом по компании) 19. % внедрения лучших практик компании (в целом в логистике)

Связь с ЕТКС или КС или другими справочниками профессий: КС, 2017, Менеджер (§ 70), Начальник отдела материально-технического снабжения (отдела логистики) (§ 68), Экономист по материально-техническому снабжению (экономист-логистик) (§ 72), 2 Имплант, 4 Специалист по клиентским заказам, 6 Менеджер по снабжению, 6 Менеджер по таможенному оформлению и сертификации, 6 Менеджер по складскому делу, 6 Менеджер по транспорту, ПС «Управление и обслуживание транспортно-логистического центра», приказ НПП РК «Атамекен» No 12 от 17.01.2019, Менеджер по качеству, 6 уровень квалификации. Операционный логист, 5 уровень квалификации. Управляющий транспортно- логистическим центром, 6 уровень квалификации.

Уровень образования: Высшее и послевузовское образование

Специальность: 5В090900 Логистика

Квалификация: Бакалавр