Профессия:
«Менеджер по таможенному оформлению и сертификации »
Трудовые функции:
-
Мониторинг скорости и качества заключения договоров, а также проведение интеграции новых поставщиков брокерских услуг и сертификации.
Задачи:
-
Качественная интеграция новых поставщиков услуг.
Умения:
- Раскрывать и оговаривать детали взаимодействия с новым поставщиком.
- Создавать для поставщика инструкции и проводить дополнительный инструктаж на месте.
- Обеспечить хорошую подготовку и максимально «незаметный» переход для клиентов компании, при необходимости смены поставщика.
- Проявлять самостоятельность в принятии решений в определённых дозволенных рамках.
- Нести ответственность за сроки и качество интеграции поставщиков.
Знания:
- Структура и порядок взаимодействия в компании.
- Условия и принятые обязательства по договору.
- огистические процессы в компании и сопряжённые процессы с другими отделами.
- Ключевые показатели эффективности на своём участке (KPI).
- Порядок оформления и движения документов внутри компании.
-
Мониторинг своевременности и качества аключения и расторжения договоров на предоставление услуг.
Умения:
- Предоставлять всю необходимую информацию юристу компании и контролировать фиксирование в договоре устных и письменных договорённостей с поставщиком на тендере
- Работать с договорами в режиме редактирования, вставлять смысловые примечания, обеспечивать их своевременную и качественную корректировку со стороны юриста.
- Согласовывать изменённые пункты договора с непосредственным руководителем и Поставщиками.
- Определять структуру и схему взаимодействия с новым поставщиком.
- Обеспечить своевременное подписание договоров и соглашений с новым поставщиком услуг, а также своевременные передачу дел и начало оказания им услуг.
- После согласования с непосредственным руководителем, уведомлять юриста компании и контролировать качество и скорость расторжения договора с поставщиком.
Знания:
- Правила и условия заключения и расторжения договоров.
- Продвинутый уровень знания программ Microsoft Office.
- Принятый в компании процесс оформления и подписания договоров с новыми поставщиками.
- Логистические процессы в таможенном оформлении и сертификации.
-
Обеспечение должного качества предоставления брокерских услуг.
Задачи:
-
Мониторинг своевременности и качества предоставления брокерских услуг
Умения:
- Отслеживать своевременность и качество выполнения всех заказов компании брокерами, а также своевременность предоставления всех необходимых документов Заказчику после предоставления услуг.
- Отслеживать применение брокерами имеющихся тарифных преференций и налоговых льгот.
- Обеспечить доступ к полученным документам для необходимого круга лиц, а также их сохранность и учёт.
- Регулярно вычислять и отслеживать ключевые показатели своего участка (KPI)
- Ежемесячно проверять выставленные счета на оплату от брокеров и СВХ на выявление ошибок и причин роста/ спада расходов, в случае необходмиости, требовать корректировку
Знания:
- Права, обязанности и ответственность брокерских компаний.
- Меры государственного регулирования внешнеэкономической деятельности, а также меры ответственности за преступления и правонарушения в сфере таможенного дела
- Общих подходов и процедур таможенного оформления.
- Правила осуществления валютного контроля в таможенных целях.
- Этика делового общения
-
Своевременная и качественная подготовка к таможенному оформлению
Умения:
- Расставлять приоритеты и планировать, пользоваться электронным календарём и другими техническими средствами.
- Запрашивать и получать у поставщиков товара требуемые документы для таможенного оформления.
- Своевременно готовить и передавать все необходимые документы для таможенного оформления, обеспечивать соответствие перевода оригиналу.
- Составлять самостоятельно качественный перевод требуемых документов и по требованию организовывать нотариальный перевод.
- Вести деловую переписку с государственными органами, составлять и подавать запросы.
Знания:
- Знание необходимых иностарнных языков для понимания и перевода требуемых документов в таможенном оформлении.
- Цели и задачи своей деятельности.
- Показатели эффективности таможенного оформления и своей деятельности (KPI), формул их расчёта.
- Порядок таможенного оформления, условия перемещения товаров через таможенную границу.
-
Обеспечение должного качества услуг сертификации.
Задачи:
-
Своевременная и качественная подготовка к процессу сертификации
Умения:
- Расставлять приоритеты и планировать, пользоваться электронным календарём и другими техническими средствами.
- Требовать подтверждающий документ об аккредитации на проведение сертификации данного вида товаров или услуг.
- Запрашивать и получать у центров сертификации полный перечень необходимых документов и сроки их предоставления.
- Запрашивать и получать у поставщиков товара требуемые документы для сертификации
- Вести деловую переписку на языке поставщика/ английском.
- Договариваться с заводом-изготовителем, организовывать и сопровождать в поездке сотрудников центра сертификации.
- Своевременно готовить и передавать все необходимые документы для сертификации, обеспечивать их достоверность.
- Составлять самостоятельно качественный перевод требуемых документов и по требованию организовывать нотариальный перевод.
- Составлять письма в соответствии с предоставленными шаблонами и требованиями государственных органов и законодательства РК.
Знания:
- Порядок и схемы сертификации продукции а также декларирования её соответствии в РК, Таможенном Союзе ЕАЭС и при необходимости в других странах Азии и мира.
- Иностранный/ английский язык, на котором говорит поставщик товаров и завод-изготовитель, не ниже среднего уровня (Intermediate).
- Отличное знание видов, характеристик и свойств товаров, реализуемых торговой компанией (работодателем).
- Этика делового общения и ведения деловой корреспонденции.
- Иностранный/ английский язык, на котором говорит поставщик товаров и завод-изготовитель, не ниже среднего уровня (Intermediate).
-
Текущий мониторинг выполнения обязательств по договору с центрами сертификации
Умения:
- Отслеживать своевременность и качество выполнения всех заявок компании центрами сертификации, а также своевременность предоставления всех необходимых документов Заказчику после предоставления услуг.
- Определять требуемый характер сертификации (добровольная или обязательная).
- Обеспечить доступ к полученным документам для необходимого круга лиц, а также их сохранность и учёт.
- Регулярно вычислять и отслеживать ключевые показатели своего участка (KPI).
- Ежемесячно проверять выставленные счета на оплату от центров сертификации, выявлять ошибки и требовать корректировки в случае необходимости.
Знания:
- Права, обязанности и ответственность центров сертификации
- Нормативные правовые акты, другие руководящие материалы и документы, регламентирующие порядок сертификации товаров.
- Этика делового общения
-
Поиск и отбор поставщиков брокерских и сертификационн ых услуг
Задачи:
-
Поиск потенциальных поставщиков, подготовка к конкурсному отбору/ тендеру
Умения:
- Изучать рынок брокерских/ сертификационных компаний.
- Искать и определять на рынке потенциальные компании, способные оказать должный уровень и объем брокерских/ сертификационных услуг.
- Отслеживать технические ноу-хау, цены и виды брокерских/ сертификационных услуг на рынке, определять зоны для улучшения.
- Собирать информацию по нереализованным поставщиком мероприятиям, создавать опросник для тендера.
- Обосновывать необходимость и готовность к проведению тендера.
- Совместно с непосредственным руководителем определять вес ответа (количество баллов) на каждый вопрос опросника, для определения наиболее выгодного поставщика.
- Составлять и согласовывать с непосредственным руководителем этапы отбора (1) проверка финансовой стабильности, 2) юридическая проверка, 3) рекомендательные письма/отзывы и перечень клиентов 4) ответы на вопросы опросника), порядок проведения отбора, тендера (перечень и сроки предоставления документов и заполненных опросников, на какие эл. адреса, дату начала и завершения тендера)
Знания:
- Внутренней политики по оформлению и проведению тендеров (конкурсов) по выбору поставщиков.
- Отличное знание видов, характеристик и свойств товаров, реализуемых торговой компанией (работодателем).
- Методы и приемы оценки, тарифы и сегментацию рынков брокерских услуг (услуг таможенных представителей) и сертификации.
- Критерии поиска и выбора поставщиков брокерских услуг и сертификации
- лючевые показатели эффективности в предоставлении услуг сертификации и таможенного оформления (KPI)
-
Проведение тендера/ конкурсного отбора совместно с непосредственны м руководителем
Умения:
- Объявлять и проводить тендеры брокерских/ сертификационных услуг совместно с непосредственным руководителем.
- Расставлять приоритеты и планировать встречи, пользоваться электронным календарём и другими техническими средствами.
- Находить оптимальные варианты, рассматривать предложенные альтернативы.
Знания:
- Внутренней политики по оформлению и проведению тендеров (конкурсов) по выбору поставщиков.
- Логистических процессов в компании и сопряжённых процессов с другими отделами.
- Общих подходов и процедур таможенного оформления.
- Порядок оформления и движения документов внутри компании.
- Права, обязанности и отвественность брокерских компаний и центров сертификации.
- Условий и договорённостей на тендере
- Структуру и содержание текущих договоров
- Процессы и политики (по возвратам, по инвентаризациям, по по командировочным и представительским расходам, по выбору поставщиков), принятые в компании.
-
Постоянная оптимизация процессов и расходов на своём участке.
Задачи:
-
Предоставление отчётности и предложений по улучшению.
Умения:
- Предоставлять необходимую отчётность в нужном формате непосредственному руководителю с комментариями и предложениями. В случае необходимости, предоставлять дополнительные разъяснения и сведения.
- Анализировать свои ключевые показатели, и способы их постоянного улучшения
- Выявлять различные потенциальные риски на своём участке и их минимизировать.
- Анализировать данные и формулировать предложения.
- Использовать план продаж в штуках для симуляции расходов будущих периодов и обеспечения своевременности организации серийной сертификации и оценки её выгодности по отношению к разовым сертификатам.
Знания:
- Установленный в компании порядок отчётности
- Современные методы обработки информации, , их анализа и применения.
- Показателей своей эффективности (KPI) и формул их расчёта.
- Принцип работы программного обеспечения компании.
- Основы финансового анализа, бухгалтерского учёта или управления расходами.
- Методики оперативного решения проблемных вопросов на основе стимулирования творческой активности (Critical thinking, Brainstorm, Out of the box)
-
Улучшение взаимодействия с Поставщиками, внешними и внутренними клиентами.
Умения:
- Брать обратную связь у поставщиков брокерских и серификационных услуг по улучшению взаимодействия (предложения и пожелания).
- Работать в системе отзывов компании, определять «корень» проблем и устранять их.
- Анализировать данные по отзывам, делать выводы и принимать соответствующие решения.
- Посещать клиентов компании и выявлять то, что работает плохо.
- По согласованию с непосредственным руководителем внедрять оптимизацию процессов взаимодействия с поставщиками, а также клиенто-ориентированные процессы на своём участке.
- Участвовать в совещаниях отделов продаж и других отделов компании для улучшения взаимодействия.
- Консультировать клиентов компании по вопросам таможенного оформления и сертификации.
- Работать слаженно и согласованно с другими работниками компании, понимая потребности и специфику их работы и учитывая их пожелания в своей работе. Понимать свою роль в цепочке создания лояльного клиента.
Знания:
- Этика делового общения и ведения деловой корреспонденции.
- Процесс взаимодействия и обработки в системе отзывов компании.
- Процедуры и политики компании, оговаривающие взаимодействие с клиентами, поставщиками и между отделами.
- Порядок и схемы сертификации продукции и декларирования её соответствия в РК, Таможенном Союзе.
- Общих подходов и процедур таможенного оформления.
Код:
2432-0-009
Код группы:
2432-0
Квалификационный уровень по ОРК:
6
Требования к личностным компетенциям:
Честность, порядочность, исполнительность, ответственность,
внимательность к деталям, аккуратность, самоорганизованность,
уравновешенность, коммуникабельность, аналитические способности.
Показатели измерения эффективности деятельности:
1. Средняя скорость таможенного оформления
2. Своевременность проведения сертификаций
3. Своевременность предоставления всех необходимых документов от
Поставщиков (ДТ, сертификаты, счёт-фактуры).
4. Максимальное количество дней блока товара (недоступно для
продаж) по причине прохождения сертификации или таможенного
оформления
5. Продуктивность таможенных и сертификационных расходов (рост
продаж в % – рост затрат в %)
6. Количество нарушений, выявленных пост таможенным контролем
7. Количество санкций и арестов
8. Количество или % негативных отзывов в системе
9. Средняя скорость закрытия отзывов в системе
10. % внедрения лучших практик компании в сфере таможенного
оформления и сертификации
Связь с ЕТКС или КС или другими справочниками профессий:
КС, 2017, Специалист таможенного оформления (декларант), (§ 56); Техник по стандартизации (§ 93), 2 Имплант, 4 Специалист по клиентским заказам, 6 Менеджер по снабжению, 6 Менеджер по складскому делу, 6 Менеджер по транспорту, 6 Руководитель отдела логистики, ПС «Управление и обслуживание транспортно-логистического центра», приказ НПП РК «Атамекен» No 12 от 17.01.2019, Операционный логист, 5 уровень квалификации.
Уровень образования:
Высшее и послевузовское образование
Специальность:
5В090900 Логистика
Квалификация:
Бакалавр